「口頭+メモ」で『伝わる』確率はグッと上がる

仕事上で「伝わる」コミュニケーションはできていますか？

私達ビジネスパーソンは1人で仕事をするわけではないので、必ず誰かとコミュニケーションを取りながら仕事をします。お客様、自社の社員、協力会社、等々。

特に組織に属しているような会社員は自社の社員への指示出しや、問い合わせでコミュニケーションを取ると思います。

お客様や協力会社の方へは十分な配慮をしてお互いに思い違いが無いようにするのですが、社員同士ではその配慮が少し欠けている場合も多々あります。

情報の発信者は「伝えた」つもりでも、受け手には「伝わっていない」なんてことが良くあります。

そんな伝達ミスが、大きな損失になる場合も。

結局、発信者は「伝えた」だけでは責任を果たしているとは言えず、「伝わる」発信をしなければならないということです。

「口頭+メモ」で『伝わる』確率はグッと上がる

この社員間の仕事上のコミュニケーションがうまくいくようにするための簡単な方法の一つとして、「口頭」と「メモ」の併用があります。私はこれを意識して仕事をしています。

口頭で伝えるのは簡単で早いというメリットがあります。ただ、聞き手も忘れてしまったり、こちらの伝えたいことがしっかり伝わっているかは自分の話し方も注意しなければなりません。面と向かっての会話でのコミュニケーションは「しぐさ：55％」「声の調子38％」「言葉：7％」と言われていますから、正確に伝えるための手法としては適切ではないかもしれません。不機嫌そうに話せば、内容より、「この人機嫌悪いのかな？」という印象が強く残って

一方、メモは長文を書くわけではないので、端的に分かりやすく書こうと思うはずです。書いたメモを机の上に置くか、PCの画面に貼って無くならない様にするなどして伝えることができます。

とはいえ、やっぱりメモだけを残して伝えたつもりでも、とりあえず邪魔だからどこかにやってしまったり、何かに埋もれたりして受け手が見ないこともあります。それは受け手にも問題がありますが、発信者もメモを残して伝えたから責任を果たした、ということではなく、伝わってこそ責任を果たしたと言えます。

口頭もメモも一長一短あると思いますが、どちらも簡単にできるというメリットもあります。だから、メモも残して、リマインドのために口頭でも伝えることで、「伝わる」確率が上がると思うのです。

人間完璧な人なんていないので、言われたことは忘れるかもしれないし、メモは見落としてしまうかもしれない。

発信者は手間かもしれないけど、「口頭+メモ」で確実に伝えるようにしたいですね。

参考記事：相手に1回で伝わる「伝え方の3原則」と「2軸で伝える」ための3つのステップ | ZUU online